L’un des devoirs qui incombe aux administrateurs d’un syndicat de copropriété est d’en tenir le registre. La tenue d’un registre est prévue à l’article 1070 du Code civil du Québec, lequel prévoit ce qui suit :

Le registre de la copropriété, c’est un peu sa mémoire institutionnelle : sans registre, l’administration courante de l’immeuble serait pratiquement impossible, et les transitions d’une administration à l’autre seraient chaotiques et préjudiciables à la collectivité des copropriétaires. Il importe donc de bien veiller au maintien de ce registre; il s’agit par ailleurs d’une obligation du Conseil d’administration au sens de l’article 342 du Code civil du Québec, encore que l’on pourra confier cette tâche à un gestionnaire ou un employé :

Se pose alors la question de ce que doit contenir ce registre, exactement. Comme on le constate à la lecture de l’article 1070 précité, la loi exige explicitement la consignation de certaines informations et certains documents au registre. Il faudra donc s’y conformer.

Il est par ailleurs une saine pratique d’aller au-delà de ce que prévoit l’article 1070 C.c.Q. en incluant également au registre certains documents d’importance collective tel que les rapports d’inspection de l’immeuble, le carnet d’entretien, les études du fonds de prévoyance, les polices d’assurance, les baux consentis, les procédures judiciaires, les actes de servitude ou droits réels pouvant affecter l’immeuble, etc. Bref, il est question ici des différents éléments se qualifiant comme « tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat. »

Cela dit, il est une situation que nous voyons fréquemment dans le cadre de notre pratique, et c’est celle où un ou plusieurs copropriétaires demandent d’avoir accès à certaines factures, certaines soumissions, certains extraits de comptes bancaires, etc. La question du registre devient alors délicate : quelle est la portée de la mention des « états financiers » à l’article 1070 C.c.Q.? Les copropriétaires peuvent-ils se voir refuser l’accès à certains documents?

Selon les tribunaux, et peut-être à la surprise de certains, la réponse est oui : expliquons.

Bien que les tribunaux reconnaissent le droit des copropriétaires d’accéder au registre et de le consulter, ces mêmes tribunaux ont également reconnu que ce droit n’est pas sans limites. En effet, certains documents peuvent – et même doivent – être exclus du registre de la copropriété, et en conséquence, les copropriétaires ne pourront y accéder qu’au bon vouloir du Conseil d’administration. C’est le cas, notamment, des livres comptables, qui ne sont pas compris dans l’appellation « états financiers ».

En effet, dans Fortier c. Syndicat des copropriétaires condominium Les Châtelets, 2008 QCCS 2507, la Cour supérieure soulignait notamment que les livres de comptabilité « sont davantage des outils de gestion pour le conseil d'administration que «des documents relatifs à l'immeuble» au sens de l'article 1070 C.c.Q. », et que ces livres « comportent un niveau d'information d'une précision que l'on ne retrouve pas nécessairement «dans un bilan, dans l'état des résultats de l'exercice écoulé, dans l'état des dettes et créances» (art. 1087 C.c.Q.), soit de façon générale dans «les états financiers» (art. 1070 C.c.Q.). »

La Cour précise que ce ne sont que ces derniers documents comptables – soit le bilan, l’état des résultats, des dettes et des créances – que le syndicat est tenu de fournir aux copropriétaires en vertu de l’article 1070 C.c.Q. En effet, selon la Cour, si le législateur avait voulu que les copropriétaires aient accès aux informations financières et comptables précises de la copropriété, « il l'aurait certes prévu considérant la précision du libellé des articles 1070 et 1087 C.c.Q. »

La Cour conclut donc que des copropriétaires ne peuvent avoir accès « sans contrainte et de façon complète aux livres de comptabilité de la copropriété ». Ce raisonnement se retrouve également dans Immeubles Heywood inc. c. Syndicat Le Versailles, 2008 QCCS 6215, où la Cour supérieure écrivait une fois de plus qu’il « est très improbable que le législateur ait voulu que, dans une copropriété divise, chaque copropriétaire ait ainsi le droit absolu de fouiller à sa guise dans tous les documents comptables, fiscaux et autres, dont certains contiennent nécessairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels », ce qui l’amène à conclure que « le législateur a conçu une nette distinction entre le niveau d'accès aux documents et renseignements des administrateurs du syndicat, d'une part et les copropriétaires, d'autre part ».

Si la transparence peut comporter un avantage indéniable au niveau de la crédibilité et de la qualité d’une administration, il n’en demeure pas moins que le Conseil d’administration d’un Syndicat, lorsque confronté à des demandes d’accès soit excessives, soit manifestement belliqueuses,  pourra légitiment refuser l’accès aux documents financiers et comptables à un copropriétaire.